Depuis l’apparition du Covid-19 et donc de la crise sanitaire, les déplacements ont été limitéset un très grand nombre d’entreprises ont imposé le télétravail. La possibilité de signer à distance des documents importants comme la facture est assez limitée. Cela dit, pour pouvoir continuer dans la mise en place de documents conformes aux règles et pour que votre entreprise puisse fonctionner de manière optimale, la signature électronique est devenue très populaire. Elle évolue de manière rapide et considérable actuellement.
Les lignes qui suivent vous permettent de prendre connaissance de toutes les informations importantes sur la mise en place d’une signature électronique.
La signature électronique, c’est quoi exactement ?
La signature électronique représente une solution pratique pour ceux qui n’ont pas la possibilité d’émettre une signature de manière physique. Ce mécanisme garantit l’intégrité d’un document spécifique et permet d’authentifier l’auteur de ce dernier. Vous pouvez apposer une signature électronique sur un PDF grâce à des outils spécialement conçus pour ce genre de processus.
La signature numérique est, contrairement à ce que l’on peut penser, réglementée et nécessite donc la mise en place d’un certificat numérique.
Ce type de signature détient deux objectifs spécifiques, à savoir, la garantie de l’intégrité d’un document et l’authentification de son auteur. Elle doit alors détenir des caractéristiques spécifiques. En effet, elle doit être authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable.
La signature électronique permet de signer de manière rapide et efficace sans aucun contact physique des documents importants pour l’avancée de l’activité de l’entreprise.
Vous pouvez donc, avec la signature numérique, légaliser des factures, des bons de commandes, des mandats et des compromis de vente, des devis, des documents comptables, des documents juridiques ainsi que des actes notariés. Avec un certificat électronique, vous pouvez être sûr de mettre en place des documents qui sont légaux et surtout sécurisés.
Pourquoi opter pour la signature électronique ?
La signature électronique vous permet, non seulement de gagner beaucoup de temps, mais également de pouvoir augmenter votre productivité. En effet, tout d’abord, elle facilité l’envoi et l’échange de documents avec un appareil spécifique comme un ordinateur ou encore un smartphone. Elle peut aussi accélérer de manière optimale la procédure de signature et vous aide à suivre en temps et en heure l’avancement des dossiers au sein de votre entreprise.
La signature numérique permet également de sécuriser les données qui sont dématérialisées et surtout de faire des économies de temps et d’argent considérables. Cela dit, vous pouvez éviter depayer plusieurs salariés en même temps et surtout de devoir acheter des rames de papiers ou encore de l’ancre.
Elle peut aussi représenter une solution optimale pour automatiser vos processus comme les traitements ou encore les actions qui sont lancées lorsque le document est signé.
Ce type de signature est aussi intéressant dans l’amélioration et l’évolution de la vie de vos salariés ainsi que de vos clients. En effet, l’expérience client évolue de manière considérable grâce à cette solution pratique, non seulement pour votre société, mais également pour tous les intervenants.