Êtes-vous encore en train de suivre vos obligations réglementaires à l’aide de classeurs papiers? Si tel est le cas, il est temps de passer à un système plus efficace et plus sûr. Plusieurs outils et services permettent de gérer de manière optimale les documents liés à vos obligations réglementaires, et ce, sans avoir à stocker des classeurs encombrants et susceptibles d’être perdus ou dégradés dans le temps. Dans cet article, nous vous expliquons comment vous débarrasser de vos classeurs papiers pour suivre vos obligations réglementaires.
Débarrassez-vous des classeurs en papier pour suivre les obligations réglementaires
Les classeurs en papier constituent un moyen pratique et facile à mettre en œuvre pour stocker vos documents en papier. Mais, ils peuvent rapidement devenir lourds et fastidieux à gérer.
Surtout lorsqu’il s’agit de suivre les obligations réglementaires et de respecter les exigences des autorités.Le fait d’utiliser des classeurs en papier pour stocker vos informations réglementaires peut entraîner des retards et des imprécisions dans le traitement des données, ainsi qu’un gaspillage de temps et de ressources. En effet, le processus impliquant la gestion manuelle des documents papier peut s’avérer long et fastidieux.
De plus, les entreprises doivent souvent garantir que les documents soient mis à jour en temps réel et accessibles aux employés. Les classeurs en papier ne permettent pas une telle flexibilité. Dès lors, il est nécessaire d’adopter un système numérique afin de pouvoir gérer efficacement vos obligations réglementaires. Ainsi, un système électronique peut être mis en place pour s’assurer que tous les documents sont correctement stockés et accessibles aux personnes autorisées à y accéder. Lootibox vous accompagne dans la prise en main de ces services numériques.
Les avantages liés à l’utilisation d’une solution digitale incluent une meilleure organisation des fichiers, une plus grande rapidité dans leur recherche et une meilleure protection contre les risques de perte ou de vol. En outre, il est possible de mettre en place une solution qui offre une visibilité complète sur l’ensemble des données réglementaires stockées dans votre système.
La possibilité de surveiller le statut des informations permet d’identifier rapidement les lacunes potentielles et de déterminer avec précision comment elles peuvent être corrigées. Enfin, la mise en place d’un système numérique pour gérer vos obligations réglementaires permet également aux entreprises d’accroître leur productivité grâce à l’automatisation des tâches chronophages telles que la saisie de données ou la mise à jour manuelle des systèmes existants. De plus, elle permet aux organisations de bénéficier d’une analyse approfondie de leurs données afin de prendre des décisions plus éclairées concernant leurs activités quotidiennes.
Pour résumer, la mise en place d’un système numérique pour gérer vos obligations réglementaires est essentielle si vous souhaitez assurer un respect optimal des exigences légales. Un tel système permet non seulement une meilleure organisation des fichiers et une plus grande flexibilité, mais offre également aux organisations la possibilité d’analyser leurs données afin d’accroître leur productivité et leur efficacité opérationnelle.
Quelles alternatives aux classeurs en papier pour suivre les obligations réglementaires ?
Les entreprises ont des obligations réglementaires à respecter, et ces exigences ne cessent d’augmenter. Dans le passé, les classeurs en papier étaient la principale méthode pour stocker et conserver les documents liés à la conformité juridique et aux obligations réglementaires. Cependant, ce mode de stockage a ses limites.
Les classeurs en papier peuvent être lourds à transporter, difficiles à trouver et la recherche des informations peut être longue et laborieuse. De plus, leur gestion est lente et manuelle, susceptible d’entraîner des erreurs et des omissions. Il est donc important de trouver des solutions alternatives aux classeurs en papier afin de faciliter le suivi des obligations réglementaires.
L’un des moyens les plus efficaces de gérer vos obligations réglementaires est de passer à un système numérique. Les systèmes numériques offrent une variété d’avantages, notamment une meilleure visibilité, une meilleure accessibilité et un meilleur contrôle sur les processus de conformité. Un système numérique permet aux entreprises d’accéder aux informations pertinentes en temps réel, sans avoir à se soucier du stockage physique des documents.
De plus, un système numérique peut être programmé pour rappeler aux utilisateurs les échéances et le calendrier des audits, ce qui aide à faciliter le suivi de la conformité réglementaire.Un autre outil qui peut être utilisé pour gérer les obligations réglementaires est un logiciel de gestion documentaire (DMS). Les logiciels DMS offrent une solution centralisée pour gérer tous types de documents liés à la conformité juridique et aux obligations réglementaires.
Ils permettent d’organiser et de classer les documents selon différents niveaux de classification (comme par type de document ou par date), facilitant ainsi la recherche rapide et efficace des informations pertinentes sans avoir à feuilleter chaque document manuellement.
De plus, ces types de logiciels disposent souvent d’un système d’alerte qui permet aux entreprises d’être averties lorsque certaines conditions sont remplies ou que certains documents doivent être mis à jour. Une autre alternative importante aux classeurs papiers est l’utilisation d’une plateforme collaborative (ou CCP). Ces outils fournissent une interface commune pour partager et collaborer sur les documents liés à la conformité réglementaire et juridique. Une plateforme collaborative permet aux utilisateurs internes et externes d’accéder aux mêmes informations en temps réel depuis n’importe quel emplacement ou appareil.
Elle permet également un suivi facile du processus de validation en fournissant un historique des modifications effectuées sur les documents partagés afin que toutes les modifications puissent être tracées facilement. Bien qu’il soit difficile pour certaines entreprises de se passer complètement des classeurs papiers, il existe aujourd’hui plusieurs solutions alternatives qui offrent une meilleure efficacité et une meilleure visibilité dans le suivi des obligations réglementaires.
Cela inclut l’utilisation de systèmes numériques, logiciels DMS et plateformes collaboratives. Ces outils permettent aux entreprises d’améliorer leurs processus internes, d’accroître leur productivité et leur flexibilité tout en assurant un suivi pratique et transparent des obligations réglementaires.
La mise en place de solutions de gestion de documents électroniques offre une alternative fiable et pratique aux classeurs papiers pour suivre les obligations réglementaires. Ces outils permettent de gagner du temps et de l’argent tout en garantissant la sécurité des informations. De plus, ils sont faciles à mettre en place et à maintenir. Il est donc essentiel de s’en débarrasser pour profiter des avantages qu’ils offrent et répondre aux exigences légales.